Год закончится. А как быть с новым годом , заводить новую базу ?

Нет, программа сделана по принципу единой базы по организации на все годы. Просто нужно провести смену отчетного года в программе. Ну и конечно следить за обновлениями программы, всегда необходимо использовать последнюю версию.